Tietosuojaseloste työnhakijoille

Johdanto

Tämä tietosuojailmoitus kuvaa, miten Rekrymo käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja, kun käytät Rekrymon palvelua osana rekrytointiprosessia.
Rekrymon kautta vastaat kysymyksiin, joita esittää tekoälyyn perustuva puheagentti. Tietojasi käytetään sen arvioimiseksi, kuinka hyvin sovit hakemaasi tehtävään.

Rekisterinpitäjä hakemaasi tehtävää koskevien tietojen osalta on rekrytoiva yritys. Rekrymo toimii tämän yrityksen teknisenä palveluntarjoajana ja henkilötietojen käsittelijänä. Joissain tapauksissa Rekrymo voi käsitellä tietojasi myös omiin, tässä ilmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin (esim. palvelun kehittäminen ja tietoturva).

Mitä tietoja Rekrymo kerää?

Rekrymo voi käsitellä sinusta seuraavia tietoryhmiä:

Henkilö- ja yhteystiedot
– nimi
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– mahdollinen osoite

Työhön liittyvät tiedot
– CV:ssä ja hakemuskirjeessä oleva tieto (koulutus, kokemus, taidot, sertifikaatit)
– hakemaasi tehtävää koskevat tiedot
– vastauksesi Rekrymon AI-puhehaastattelussa
– mahdolliset lisäkyselyjen tai testien vastaukset

Tekniset ja lokitiedot
– IP-osoite (mahdollisesti pseudonymisoituna)
– laitetyyppi ja selain
– aikaleimat (milloin olet käyttänyt palvelua)
– palvelun tekniseen toimintaan liittyvät lokitiedot

Rekrymo ei tarkoituksellisesti kerää arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveys-, uskonto- tai poliittisia tietoja), ellei niitä erikseen kysytä ja sinä päätä kertoa niistä. Suosittelemme, että et sisällytä tällaisia tietoja vastauksiisi, ellei se ole tehtävän kannalta välttämätöntä.

What to include in the Privacy Policy

Generally speaking, a Privacy Policy often addresses these types of issues: the types of information the website is collecting and the manner in which it collects the data; an explanation about why is the website collecting these types of information; what are the website’s practices on sharing the information with third parties; ways in which your visitors and customers can exercise their rights according to the relevant privacy legislation; the specific practices regarding minors’ data collection; and much, much more.

To learn more about this, check out our article “Creating a Privacy Policy”.

Mihin tarkoituksiin tietojasi käytetään?

Tietojasi käytetään muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

Rekrytointiprosessin toteuttaminen
– hakemuksesi käsittely
– AI-haastattelun suorittaminen puhelimitse
– soveltuvuutesi arviointi haettavaan tehtävään
– haastattelun ja arvioinnin tulosten jakaminen rekrytoivalle yritykselle
Arvioinnin ja pisteytyksen tuottaminen
– vastauksiesi analysointi kielimallien ja puheentunnistuksen avulla
– roolikohtaisten kriteerien mukaisten pistemäärien ja yhteenvedon luominen
– rekrytoijan päätöksenteon tukeminen
Palvelun kehittäminen ja laadun parantaminen
– palvelun toiminnan analysointi ja virhetilanteiden selvittäminen
– mallien ja algoritmien kehittäminen (esim. anonymisoitu tai pseudonymisoitu data)
– käyttäjäkokemuksen parantaminen
Tietoturva ja väärinkäytösten estäminen
– palvelun käyttöoikeuksien valvonta
– väärinkäytösten, teknisten hyökkäysten tai huijausyritysten tunnistaminen ja tutkiminen
Lakivelvoitteiden noudattaminen ja oikeudelliset vaateet
– kirjanpito- ja säilytysvelvoitteiden noudattaminen
– mahdollisten oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen

Mikä on käsittelyn oikeusperuste (GDPR)?

Henkilötietojesi käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

Sopimus (GDPR 6.1 b):
Rekryprosessin toteuttaminen, kun haet tiettyyn tehtävään ja käytät Rekrymoa osana hakuprosessia.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu (GDPR 6.1 f):
– palvelun kehittäminen ja analysointi
– tietoturva ja väärinkäytösten estäminen
– oikeudellisten vaateiden käsittely

Tarvittaessa tietyt käsittelyt voidaan perustaa myös suostumukseen (GDPR 6.1 a), esimerkiksi jos tietojasi halutaan käyttää tulevia rekrymahdollisuuksia varten. Tällöin sinulta pyydetään aina erillinen, selkeä suostumus.

Miten Rekrymon AI arvioi hakijoita?

Rekrymon AI-puheagentti esittää sinulle kysymyksiä, jotka on suunniteltu yhdessä rekrytoivan yrityksen kanssa haettavaa roolia varten.
Haastattelun jälkeen tekoäly:

analysoi vastauksesi sisällön
tunnistaa roolin kannalta olennaisia kompetensseja (esim. yhteistyö, ongelmanratkaisu, vastuunotto)
muodostaa pisteytyksen ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella
tuottaa yhteenvedon ja perustelut, jotka rekrytoija näkee

Tekoäly ei pyri tekemään kokonaisarviota “persoonastasi”, vaan keskittyy siihen, mitä kerrot ja miten kuvaat kokemustasi.
Rekrymo ei tee lopullisia rekrytointipäätöksiä – se tarjoaa tukea ja ehdotuksia, mutta vastuu päätöksistä säilyy aina rekrytoijalla ja rekrytoivalla yrityksellä.

Läpinäkyvyys – näet, mihin arvio perustuu

Rekrymon tavoitteena on, että AI-arviointi ei ole “musta laatikko”. Siksi rekrytoivalle yritykselle näytetään:

hakijakohtainen pistemäärä
tiivis yhteenveto vastauksista
tärkeimmät perusteet arvioinnin taustalla (mihin kriteereihin ja vastauksiin pisteytys nojaa)

Tämä auttaa rekrytoijaa ymmärtämään, miksi joku hakija on saanut tietyn pistemäärän ja tarvittaessa kyseenalaistamaan tai tarkentamaan AI:n tekemää arviota.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Rekrymo säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Yleisesti:

vähintään rekryprosessin ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen (esim. virhetilanteiden tai oikeusvaateiden varalta)
pidempään, jos olet erikseen antanut suostumuksen tietojen säilyttämiseen tulevia työmahdollisuuksia varten
teknisiä lokitietoja voidaan säilyttää lyhyemmän tai pidemmän ajan tietoturva- ja analytiikkatarkoituksiin

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan niin, ettei sinua voida enää tunnistaa.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Tietojasi voidaan luovuttaa:

rekrytoivalle yritykselle, joka arvioi soveltuvuuttasi tehtävään (tästä yrityksestä tulee itsenäinen rekisterinpitäjä omien käsittelytarkoitustensa osalta)
Rekrymon teknisille palveluntarjoajille (esim. pilvipalvelut, puheentunnistuspalvelut, analytiikka), jotka käsittelevät tietoja Rekrymon lukuun sopimuksen ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman lainmukaista perustetta tai erillistä suostumustasi.

Mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, Rekrymo varmistaa, että siirrossa käytetään asianmukaisia suojatoimia (esimerkiksi EU:n mallisopimuslausekkeet tai vastaava EU:n hyväksymä mekanismi).

Miten tietoja suojataan?

Rekrymo käyttää teknisiä ja organisatorisia tietoturvatoimia suojatakseen henkilötietojasi:

tietojen siirto ja tallennus suojatuilla yhteyksillä
pääsynhallinta ja käyttöoikeuksien rajoittaminen
lokitus ja valvonta palvelun väärinkäytösten havaitsemiseksi
palvelininfrastruktuuri EU/ETA-alueella (tai muuten asianmukaisesti suojattuna)

Vaikka mikään järjestelmä ei ole täysin riskitön, pyrimme minimoimaan tietoturvaloukkauksien todennäköisyyden ja vaikutukset.

Mitkä ovat oikeutesi?

GDPR:n mukaan sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus:

saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia tietoja
saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin
pyytää tietojen oikaisemista, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia
pyytää tietojen poistamista (“oikeus tulla unohdetuksi”), jos lain edellytykset täyttyvät
pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella
pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen (tietyissä tapauksissa)

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Rekrymoon ja/tai rekrytoivaan yritykseen (rekisterinpitäjään). Huomaathan, että kaikkia oikeuksia ei voida toteuttaa kaikissa tilanteissa – lain velvoitteet voivat joissain tapauksissa estää tietojen poistamisen tai rajoittamisen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet, että tietojasi on käsitelty lainvastaisesti. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Yhteystiedot

Voit olla yhteydessä tietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä:

Rekrymo / Agenttipaja
Puolalankatu 9, 20100 Turku
info@rekrymo.fi
3553023-9

Lisäksi voit olla yhteydessä suoraan siihen yritykseen, jonka tehtävään olet hakenut. Sen yhteystiedot löytyvät työpaikkailmoituksesta tai kutsuviestistä.